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Comment la sectorisation permet d’optimiser votre couverture territoriale ?

La sectorisation des territoires, pour les managers et directeurs commerciaux 

La sectorisation territoriale permet en quelques étapes de rééquilibrer vos secteurs géographiques, de détecter de nouveaux potentiels ou des zones insuffisamment couvertes pour définir et appliquer vos nouveaux objectifs.

sectorisation, maintenance

L’organisation d’une équipe terrain (techniciens ou commerciaux) est de la responsabilité du directeur commercial, du manager ou des planificateurs. Leur rôle est de répartir la charge de travail en fonction des équipes disponibles tout en maintenant les coûts. Pour ce faire, il est indispensable de préparer en amont les tournées, de maximiser les temps d’intervention ou de visite chez les clients tout en prenant en compte les distances à parcourir. Pour certains secteurs d’activité, ce dernier point est même essentiel puisque le nombre de kilomètres est un indicateur à réduire considérablement pour maîtriser les coûts et réduire l’empreinte carbone de l’activité de l’entreprise. La sectorisation géographique est un outil qui permet de réajuster les déséquilibres et partir sur des bases saines.

Dans le cadre des opérations de maintenance ou d’entretien soumis à des contrats récurrents, un indicateur clés et primordial est à prendre en compte. Il s’agit des engagements clients (ou SLA) : heure de rendez-vous, délais d’intervention, équipements sur place… Dans la plupart des cas, ce sont des engagements contractuels. Ils engagent l’entreprise envers le client à délivrer un service client optimal et quelques soient les circonstances.

Vous souhaitez redéfinir vos secteurs ?

L’organisation sectorielle de votre activité est soumise à des changements qui font partie de la vie de l’entreprise, elle est donc mouvante. Nouveaux contrats, nouvelles équipes, départs, nouveaux équipements, nouveaux marchés, etc. Il est illusoire de penser qu’une organisation reste performante si elle ne prend pas en compte toutes ces nouvelles opportunités et changements. Cependant, pour les responsables commerciaux et les managers, remettre en cause l’organisation en place est un véritable casse-tête. Il faut prendre en compte une multitude d’obligations et d’objectifs tout en conservant un climat de travail serein pour les équipes. De nombreuses entreprises préfèrent donc ne rien changer au risque finalement de surcharger certaines équipes au détriment d’autres, de ne pas atteindre les objectifs et la satisfaction client désirée.

sectorisation vue cartographique

Sectorisation, étape 1 : l’approche visuelle de l’existant 

Avant de vous lancer dans une nouvelle sectorisation territoriale, prenez connaissance visuellement de la réalité et de la répartition actuelle de vos équipes par rapport à votre parc installé. C’est une étape essentielle. Vous obtiendrez par cette approche visuelle une vue précise des zones sur ou sous exploitées et de vos données marchés (clients, engagements, équipements, durée, …). Vous pourrez ainsi et en fonction des compétences techniques et de la disponibilité de vos équipes réaffecter, réajuster votre organisation pour qu’elle devienne plus performante.

Sectorisation : étape 2 : la structuration de
vos données

Une fois la sectorisation actuelle cartographiée, dans la plupart des cas les managers se rendent compte de la disparité d’occupation des secteurs et de nombreuses incohérences.

Quelques soient vos outils internes : CRM, base Excel ou ERP, il est primordial que toutes vos données soient au préalable structurées. Pour en faciliter la saisie ou l’ordonnancement, voici comment on pourrait les catégoriser :

Clients : localisation des adresses, dates des visites contractuelles, types de visite (maintenance, entretien, 1er visite, fidélisation, …), fréquences des visites, types d’équipement, durées des visites moyennes ou maximum, …

Equipes : points de départ, nombre de visites, compétences, habilitations, rattachement à une agence, planning hebdomadaire, …

Autres données : temps de préparation, temps de parking, difficultés d’accès, équipement à prévoir,

Sectorisation : étape 3, la restitution optimale de votre sectorisation 

Afin d’obtenir un résultat en quelques minutes, il convient de s’équiper d’une solution qui vous permet de prendre en compte toutes vos obligations et contraintes pour atteindre vos nouveaux objectifs. De façon automatisée, vos nouveaux secteurs apparaîtront. Dans la plupart des cas, ils seront beaucoup plus compacts avec des zones de retranchement moindre.

L’avantage est que vous pourrez créer autant de scénarios que possible. Vous pourrez les rectifier les réajuster manuellement et en cours d’année réorganiser vos secteurs au besoin. Vous pourrez également créer différentes hypothèses en prenant en compte l’existant et en favorisant le nombre de kilomètres ou la charge des équipes par jour ou par semaine par exemple. Vous pourrez aussi réaliser des scénarios sur des projets pilotes, sur un nombre de prospects ou de clients restreints. Enfin, vous pourrez visualiser les statistiques par vendeurs ou techniciens et réajuster à tout moment la charge de vos équipes.

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